Nyolc könyvtár közös adatbázis építésének tapasztalatai

Burmeister Erzsébet, erzsi@marki.lib.uni-miskolc.hu

Miskolci Egyetem, Könyvtár, Levéltár, Múzeum

Gubán Sándorné, ilona@szef.u-szeged.hu

SZTE SZÉF Könyvtára, Szeged

Kiss Andrea, konpinty@uni-miskolc.hu

Miskolci Egyetem, Könyvtár, Levéltár, Múzeum

Bevezetés

A Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár, Múzeum munkatársai 2002 elején a NKÖM (Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma) 2001-es pályázatának támogatásával tartalomjegyzék adatbázist hoztak létre három népszerű szabad felhasználású szoftver (Apache webszerver, MySQL relációs adatbázis-kezelő és PHP HTML-be ágyazható programozási nyelv) segítségével, melyben 15 magyar kiadású műszaki és természettudományi folyóirat tartalomjegyzékét dolgozták fel 10 évre visszamenőleg. Az első pályázat után 2002-ben újabb NKÖM támogatás révén a szolgáltatás fejlesztése és az adatbázis építése folytatódott, immár 8 résztvevő könyvtár konzorciumában.

Magyarországon ez az első olyan tartalomjegyzék szolgáltatás, amely nemcsak a folyóirat számok tartalomjegyzékének böngészését, hanem a szerző és/vagy a címben levő szavak szerinti keresést is lehetővé teszi. Adott szerzőre vagy kulcsszóra való keresés során megjelennek a cikkek és a folyóiratok legfontosabb adatai (max. 5 szerző, cikkcím, a folyóirat címe, ISSN száma, megjelenési év, számozási adatok, oldalszám) és ha a cikk teljes szövege valahol megtalálható az interneten, akkor ugrópont vezet a teljes szöveghez.

1. ábra. A szoláltatás honlapja: www.matarka.hu

Az előadás egyrészt ismerteti a szolgáltatás legújabb fejleményeit és fejlesztéseit, másrészt összefoglalja az elmúlt évben megvalósított könyvtári együttműködés tapasztalatait a szervező könyvtár és egy résztvevő könyvtár szemszögéből.

I. A szolgáltatással kapcsolatos legújabb fejlemények és fejlesztések

Domain név: A szolgáltatáshoz domain nevet igényeltünk, amely február elejétől él. A név: MATARKA: MAgyar folyóiratok TARtalomjegyzékeinek Kereshető Adatbázisa. A teljes URL: www.matarka.hu. A domain név nagy segítséget jelent a megismertetésben, mert könnyen megjegyezhető, az URL-t még a kedvencek listájába sem szükséges feltétlenül felvenni. A KATALIST-en február közepén jelent meg a híradás a szolgáltatásról, ezzel egyidejűleg egy számlálót is beillesztettünk a honlapra, amely napi 100-120 látogatót jelez. Ezt jó eredménynek tartjuk, hiszen a MATARKA még nem jelent meg nagy internetes szolgáltatók portáljain ugrópontként.

Jelszavas belépés: Mivel az adatbázisba való íráshoz elég az internetes kapcsolat, és az ehhez szükséges URL kikerült intézményünk falai közül, hogy több könyvtár dolgozhasson egyidejűleg az adatbázisba, szükséges volt mindegyik intézménynek külön jelszavas belépést biztosítani.

Számláló: A MATARKA kezdő oldalán figyeljük, hogy hányan és honnan keresik fel szolgáltatásunkat.

Külső megjelenés: A változásokra egyrészt a megjeleníteni kívánt adatok bővülése miatt volt szükség, másrészt így kényelmesebb a használat, és gyorsabban végrehajthatók az esetleges későbbi változtatások is. A kezdőlapon feltüntettük a közreműködő könyvtárak nevét, természetesen ugrópontot képezve saját honlapukra. Most már megtalálható egy e-mail cím is itt, ahová a szolgáltatással kapcsolatos észrevételeket, véleményeket várjuk.

Összetett keresés bővülése: Lehetővé tettük, hogy évszám ill. szakterület szerint szűkíthető legyen a keresés.

Böngészés bővülése: Eddig csak a feldolgozott folyóiratok teljes, abc rendben lévő listájában lehetett böngészni. A feldolgozott folyóiratok száma azonban annyira megnőtt, hogy nehézkessé vált a keresés. Azért a teljes lista mellett kezdőbetűnkénti külön listákat hoztunk létre, valamint az egyes szakterületekhez tartozó folyóiratok listája is megjeleníthető külön-külön.

Teljes szöveges elérés: A cikk címek mellett ugrópont található, ha az teljes szövegesen elérhető az interneten. Egyes esetekben azonban nem tudtunk közvetlenül a cikkre mutató linket tenni, mert az adott folyóirat minden cikke esetében csak egy kezdő oldal URL-je állapítható meg, ahonnan kiindulva megkereshető az adott cikk szövege. Ilyen esetekben a folyóirat címéhez kapcsoltuk az ugrópontot. Mindig feltüntettük, hogy a teljes szöveg HTML vagy PDF formátumban érhető-e el.

Találati halmaz idő szerint rendezve. Mind a keresésben, mind a tallózásban a találatok a legújabb számtól kezdve jelennek meg időben visszafelé.

II. Tapasztalatok a projektszervező könyvtár szemszögéből

2002-ben a NKÖM az országos elektronikus tartalomszolgáltatás fejlesztésére írt ki pályázatot és az elbírálásnál előnyben kívánta részesíteni a könyvtári együttműködéseket. Ezért arra gondoltunk, hogy kilépünk a könyvtárunk 4 fala közül, és partnereket keresünk az adatbevitelhez. Ezt az is indokolta, hogy a mi folyóirat-állományunk is véges és a folyóiratok számát és témakörét is szerettük volna kiterjeszteni. A KATALIST könyvtári levelező listán felhívást tettünk közzé és sokan jelentkeztek. Egy hét csak levelezéssel és koordinálással telt el. Egyeztetni kellett a folyóiratlistákat, hogy ne legyen egybeesés és minden jelentkezőnek be kellett mutatni az elképzeléseket. Végül is 8 könyvtár gyűlt össze, akik vállalták, hogy résztvevőnként 10.000 címet bevisznek az adatbázisba (egész pontosan két könyvtár ennél kevesebb címet vállalt). Beadtuk a pályázatot és nyertünk. A legmagasabb támogatást kapók közé kerültünk, de ennek ellenére nem kaptuk meg a teljes pályázott összeget. Ezért a folyóiratok és a címek számát is arányosan csökkentettük.

Október 9-én tartottunk egy találkozót Budapesten, ahová a résztvevő könyvtárak mind nehézség nélkül el tudtak jönni, ugyanis szó szerint az ország minden csücskéből jött össze a konzorcium (Nyíregyháza, Szeged, Szombathely):

- Berzsenyi Dániel Főiskola Központi Könyvtára (Szombathely)

- Budapest Főváros Levéltára (Budapest)

- Márton Áron Szakkollégium (Budapest)

- Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár, Múzeum (Miskolc)

- MTA Nyelvtudományi Intézet (Budapest)

- Nyíregyházi Főiskola (Budapest)

- SZTE Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtára (Szeged)

- Váti Magyar Regionális Fejlesztési És Urbanisztikai Közhasznú Társaság könyvtára (Budapest)

A találkozón megismerkedhettünk egymással személyesen is a sok e-mail váltás után. Megismételtük az Informatika a felsőoktatásban konferencián 2002. augusztusában Debrecenben elhangzott 'Tartalomjegyzék szolgáltatás MYSQL és PHP segítségével' című előadásunkat, és megtárgyaltuk az előzetesen e-mailben kiküldött "Feldolgozási szabályok" és "Útmutató" elnevezésű, általunk kidolgozott segédanyagokat. Természetesen élőben bejelentkeztünk az adatbázisba és egy helyben kiválasztott folyóirat két-három címén keresztül bemutattuk a feldolgozás menetét a teszt adatbázisunkban. Sok kérdés felmerült egyrészt az adatbevitellel kapcsolatban, másrészt javaslatok hangzottak el a fejlesztésekre vonatkozóan, mit lehetne változtatni, stb.

A résztvevő könyvtárak mindegyike jelszót kapott a teszt adatbázisba, hogy egy héten keresztül gyakorolhassanak, megismerkedhessenek a bevitellel, és problémás esetekben kérdéseket tehessenek fel. Ez hasznosnak bizonyult, mert rögtön kibuktak a találkozón még fel nem merült nehézségek, hiszen munka közben szerez tapasztalatokat igazán az ember.

A gyakorló hét eltelte után minden könyvtár megkapta azt az URL-t, amellyel már az éles adatbázisban kezdhette el a munkát. Az első két-három hétben alaposabban figyeltük az adatbevitelt, hogy mindenki betartja-e a feldolgozási szabályokat és e-maileket váltottunk a még nem világos esetek tisztázására és az elkövetett hibákra felhívtuk a figyelmet. Talán összesen 1-2 telefonbeszélgetésre került sor, a kapcsolattartás e-mailen keresztül zajlott.

Az októbertől márciusig tartó együttműködés bebizonyította, hogy komoly munkát lehet végezni az internet eszközeivel, melyet a legjobban a statisztika adatok bizonyítanak (2003. február 25.: 97 folyóirat, 67783 cím, 24498 szerző, 3553 ugrópont teljes szövegre).

Az e-mail-en való kapcsolattartásnak azonban van egy hátránya. Amikor egy könyvtárból segítséget kértek egy-egy problémás esettel kapcsolatban, vakon, magát a folyóiratot nem látva, csupán a leírás alapján kellett segítséget adni. Ez így nem csak nehéz, hanem sohasem lehettünk benne biztosak, hogy valóban jó tanácsot adtunk-e. Épp ezért rájöttünk, hogy a feldolgozáshoz elkészített és használt útmutatónk talán túl részletes is volt, nagyobb szabadságot kell adni a bevitelt végző kollégáknak, hisz igazából az tudja az adott problémát átlátni, aki kezében tartja a konkrét folyóiratot. Inkább irányelveket kell megadni, rögzítenünk kell, hogy mi a szolgáltatás célja, és az e cél érdekében legmegfelelőbb megoldást kell választani akkor is, ha ez az egységesség rovására megy. Az egységesség megtartása egyébként is lehetetlen, mivel a folyóiratok sem egységesek, másrészt az adatbázis nem csak kézi bevitellel bővül, hanem konvertálással is, amelynek során csupán a kapott anyagból tudunk dolgozni, az pedig gyakran nem teljesen megfelelő (pl. csak a kezdő oldalszámok vannak feltüntetve).

III. Tapasztalatok egy résztvevő könyvtár, a Szegedi Tudományegyetem Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtára szemszögéből

Ma már a SZÉF Könyvtárában nem a hagyományos módszerrel kezd hozzá az irodalmazáshoz az olvasó (oktató, hallgató), hanem a MATARKA alapján keres a magyar nyelvű szakirodalomban. Ebben rejlik a "nyolc könyvtár" munkájának a lényege.

A 90-es évek végén született egy ötlet a Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtárában, hogy az élelmiszeripari folyóirataink tartalomjegyzékeit elérhetővé tesszük a könyvtári honlapon keresztül.

A célunk kettős volt:

ˇ szerettük volna biztosítani az oktatók számára, hogy - anélkül, hogy bejönnének a könyvtárba -, figyelemmel kísérhessék az őket érdeklő szakfolyóiratok legújabb számában megjelenő cikkeket, illetve

ˇ a könyvtári szolgáltatás egyik jelentős szegmentének, a másolatszolgáltatásnak a hatékonyságát kívántuk növelni.

Elképzelésünk az volt, hogy a tartalomjegyzék alapján közvetlenül lehessen kérni cikkmásolatot, vagyis a cikk oldalszámára kattintva a monitoron betöltődő igénylőlap kitöltése után, egyetlen gombnyomással a Könyvtár postafiókjába került volna a másolatkérés. Ezek után az olvasó a kért folyóiratcikket a jól bejáratot formában kapta volna kézhez.

Az elképzelés azonban torzó maradt. Egyetlen folyóirat (a Konzervújság) néhány száma került feldolgozásra, a miértre egy szomorú történet volna a válasz. Nem véletlen tehát, hogy az elsők között voltunk, akik a Miskolci Egyetem Könyvtárának felhívására készek voltunk az együttműködésre, s mint konzorciumi tagok vállaltuk a feladatot.

Nem volt nehéz dolgunk, hiszen egységes elvek alapján kezdtük a munkát. A menetközben jelentkező problémákat, mint pl.: a hosszú cikkcímek kérdését, szinte egyik óráról a másikra sikerült megoldani, hiszen az elektronikus levelezés korában, ez nem is lehetett kétséges. Ehhez természetesen valamennyiünk együttgondolkodására volt szükség, s a konzorciumot koordináló könyvtár azon munkatársaira, akik szívükön viselik a tartalomszolgáltatás ügyét. Nekik már volt tapasztalatuk, s megosztották velünk.

A mi feladatunk pedig az volt, hogy az általunk megjelölt, (elsősorban élelmiszer-ipari) folyóiratok évfolyamait, 10 évre visszamenőleg feltárjuk. Ettől csak egy-két esetben tértünk el, mint pl. a "A hús" című folyóirat esetében, aminek mind a tizenkét évfolyama feldolgozásra került.

A feldolgozásnál az volt a logikus, hogy a legfrissebb számok kerüljenek először feltárásra, majd ezt követően, retrospektív a többi. Menetközben mi Szegeden annyiban módosítottuk a feltárás menetét, hogy először mindegyik folyóiratnak három évfolyamát vittük fel, majd ezt követően visszatértünk a többi szám adatainak felvitelére.

Ez a döntés nem véletlenül született. A felvitt adatok online épültek be az adatbázisba, vagyis a legfrissebb szakirodalom azonnal elérhetővé vált, ezért - szinte párhuzamosan a munkával -, kiajánlható volt az olvasók számára.

Először csak a 2000-2002 évi cikkanyag állt az olvasók rendelkezésére, vagyis a legfrissebb szakirodalom, s ahogy haladtunk a feldolgozásban, egyre több információ halmozódott fel, az elérésük ugyanakkor leegyszerűsödött a felhasználók számára.

A hallgató, eddig, ha egy feladat kapcsán végiglapozta azt a folyóiratot, amit a könyvtáros ajánlott, vagy amit már korábbról is ismert, meglehet, hogy belefáradt a kutatásba még mielőtt rábukkant volna arra a cikkre, amire valóban szüksége lett volna.

Ha, mondjuk, most keres szakirodalmat, pl.: az élelmiszerbiztonságra vonatkozó cikkeket kell kigyűjtenie egy hallgatónak, már nem a hagyományos módszerrel kezd hozzá az irodalmazáshoz, hanem a MATARKA alapján keres. E nélkül valószínű, hogy csak az Élelmezés ipar c. folyóiratot venné kézbe, holott e folyóiraton kívül olvashat a Marketing és menedzsment, a Magyar tudomány, a Konzervújság, A falu c. folyóiratokban is a témáról, összesen 25 cikket.

Vagy, hogy egy másik példát is említsek. Egy vállalkozó-menedzser szakos hallgató az "EU csatlakozás" témakörben 80 cikket talál. Ez az adathalmaz az elmúlt 10 év cikkeinek számát jelenti, 29 folyóirat - a MATARKA folyóiratanyagából - más-más aspektusból foglalkozik a témával. Ha csak az utolsó három év anyagát tekintjük át, még mindig 27 cikket kell átnéznie, de akkor már tudja melyik folyóirat, melyik évfolyamának, melyik számában, és annak hányadik oldalán található a keresett cikk. Csak mellesleg jegyzem meg, hogy a 29 folyóiratból csak 7 folyóirat jár a SZÉF Könyvtárába.

S itt rejlik a "nyolc könyvtár" munkájának a lényege.

"Milyen nagyszerű, hogy ilyen egyszerű" - fogalmazott az egyik hallgató miután megismerte e tartalomszolgáltatás lényegét, mint új könyvtári szolgáltatást. Egyszerűen nagyszerű - mondom én -, hogy a könyvtár a számítógép, - mint eszköz segítségével - minőségében újat tud nyújtani a könyvtári szolgáltatás terén.

Munkánk eredményét naponta láttuk, ami pozitívan befolyásolt bennünket. S mivel a könyvtári létszám nem tette lehetővé, (gondolom ezzel nem voltunk egyedül) hogy csak erre a munkára néhány könyvtárost ráállítsunk, maradt a könyvtáros-társadalomra egyébként is jellemző szívós, kitartó munka (munkaidő után), hogy a kért határidőt se tévesszük szem elől.

Szívesen ültünk le a gép elé, mert amikor beírtuk a jelszavunkat, olyan képernyő fogadott bennünket, amelyen a miskolci kollegák jó munkát kívántak arra a napra az adatbázis építéshez. Nem is hiszik, milyen pluszt adott ez valamennyiünknek, -megszívlelendő - módszer volna máshol is.

Összegzésül: bízom benne, hogy ez a közös munka nem zárul le 2003 évvel.

Szükség lenne a folytatásra. S a "hogyan tovább"-ra, már vannak elképzeléseink.

IV. További tervek:

- A jelszavas belépés átalakítása biztonságosabbá és könnyebben kezelhetővé tétele.

- Beviteli űrlapjaink kezelése is nehézkessé vált a megnövekedett folyóirat mennyiség miatt, ezért kisebb változtatás is várható a könnyebb használat érdekében.

- Szeretnénk megoldani, hogy a túl hosszú találati listák kisebb egységekben, pl. tízesével is megjeleníthetők legyenek.

- A kézi bevitel részleges leváltása érdekében a folyóiratokat közreadókkal szeretnénk kapcsolatokat kiépíteni, hogy ők küldjék el már számítógépes formában a tartalomjegyzékeiket, hogy azokat már csak konvertálni kelljen.

- Reméljük azt is, hogy nyílnak még pályázati lehetőségek, mert a munkát semmiképp nem szeretnénk abbahagyni, hisz a visszajelzések és a statisztikák azt mutatják, hogy hasznos ez a szolgáltatás.