Rendszerváltás a könyvtárakban, divathullám vagy kényszer?

Bevezető

Európai társaikhoz hasonlóan a magyar könyvtárak is évről évre jelentős összegeket áldoznak könyvtárgépesítésre. Ennek nem kis részét teszik ki a követési szerződések díjtételei, melyek biztosítják a könyvtár számára, hogy az általuk használt - az integráltság valamilyen szintjén álló - szoftverek újabb és újabb verzióit megszerezzék.

Vajon mi áll annak hátterében, hogy a könyvtárautomatizálási feladatokat ellátó könyvtári szoftverek - melynek beszerzése, installációja és adataptációja jó néhány évet igénybe vett - jó, ha egy szűk évtizedet megérnek a könyvtárak falai között?

Ilyen gyorsan fejlődne a könyvtártudomány? Ennyire elburjánzanak az igények? Az egyes eseteket vizsgálva, úgy tűnik, a legtöbb rendszerváltásnak nem ez a mozgatórugója. Magával a szoftverrel a könyvtár dolgozói és olvasói elégedettek, a rendszer megbízhatóan működik, mégis bekövetkezik a rendszer cseréje.

Az előadás kísérletet tesz ezen okok felderítésére, valamint ezek szoftver fejlesztésre, és használatra, illetve a könyvtárosok munkájára kifejtett hatásával foglalkozik.

A könyvtári szoftver és környezete: könyvtárak a változó világban

A könyvtári automatizálási szoftvereket - a többi szoftvercsomaghoz hasonlóan - az alábbi tényezők határozzák meg:

ˇ hardver;

ˇ operációs rendszer;

ˇ adatbázis kezelők;

ˇ különféle hálózati eszközök, protokollok;

ˇ a könyvtári rendszert és a könyvtárosokat kiszolgáló egyéb alkalmazások (irodai szoftverek, fordító programok stb.).

A legkevesebb gondot látszólag az utóbbiak, a könyvtárakban is használt, de nem könyvtár automatizálási célokra készült irodai alkalmazások (szövegszerkesztő, levelező, Internet böngésző) okozzák. Mégis érdemes velük foglalkozni egy gondolat erejéig, mivel ezek alapvetően visszahatottak a könyvtár automatizálási rendszerekkel szemben támasztott igényekre.

Mikor a '90-es évek közepén megjelentek ez első grafikus interfészű operációs rendszerek és böngészők (Windows 95, Mozaik), a könyvtári szoftverek döntő többsége még karakteres felületű, vagy X terminálos volt (ALEPH 300, OLIB 6, Voyager, TINLIB). Mindehhez társult még az is, hogy az adatbevitelhez használatos szövegszerkesztő billentyűk és billentyűkombinációk nem egyeztek a legelterjedtebb szövegszerkesztők konvencióival. Így a grafikus felületről elinduló, terminálablakban vagy DOS-emulációban futó rendszerek nemcsak hogy kilógtak az egérrel vezérelhető programok közül, de az utóbb említett eltérések miatt vélt kényelmetlenséget is okoztak.

A hardverelemek (memória, processzor, grafikuskártya) szédületes fejlődése mindenki előtt ismert tény, de talán nem árt megemlíteni a könyvtári rendszerek világát nagyban befolyásoló ellentétes irányultságú trendeket:

ˇ A korábban csak nagy gépeken (SUN, IBM) és a hozzájuk tartozó operációs rendszereken futó integrált szoftverek számára a hardver és az operációs rendszerek fejlődése következtében az erőforrásokat illetően immár adott volt a lehetőség PC-s rendszerek feletti működésre.

ˇ Ugyanakkor ezzel párhuzamosan a korábban beszerzett szerverként üzemelő középgépek, és a hozzájuk tartozó gyenge PC-s munkaállomások, hálózati eszközök fizikailag idővel elöregedtek, elhasználódott, kopott alkatrészek pótlása bizonyos idő elteltével nehézkessé vált, szervizelésük pedig aránytalanul drágának bizonyult.

ˇ Az eredendően PC-s világban működő könyvtári szoftverek (pl.: TINLIB) viszont DOS-os múltjuk miatt nemigen tudtak mit kezdeni a rájuk szakadó órajellel és memóriával, továbbra is csak a hagyományos 640 Kb-os memóriát használták, memóriakezelésük módosításához pedig alapjaiban kellett volna őket átírni.

A fejlettebb architektúrájú PC-k tették lehetővé a komolyabb, többfeladatos, többfelhasználós operációs rendszerek kifejlesztését és elterjedését, mint például a linux, és a Windows Nt-től kezdve megjelenő Windows-os operációs rendszerek. Míg egyfelől tehát a korábban csak UNIX felett üzemelő nagy adatbázis kezelő rendszerek (ORACLE, MS SQL, INGRESS, Sybase) megszokottá válhattak a PC-s világban, másfelől egyre bizonytalanabbá és esetlegesebbé vált a Windows-os rendszerekbe épített DOS-emuláció, ami a korábbi DOS-os programok létét ideig-óráig meghosszabbította. (Windows XP - nek már nem része).

A hardverek elöregedéséből adódó cseréje a legtöbbször együtt jár az operációs rendszerek cseréjével, mely természetesen nem hagyja érintetlenül az adatbázis kezelő rendszert sem, minthogy az operációs rendszerek és adatbázis kezelők rendszerint stabil társai egymásnak, megbízhatóan működnek, és ha hozzáértő személy telepíti, hangolja és állítja be azokat, sokáig gond nélkül működnek. Jóllehet a PC-s világ adatbáziskezelőinek nagyobb a rugalmassága, de a lehetőségek ott sem korlátlanok.

A hardver elemek fejlődésével szinte vetekszik az elmúlt évek hálózati technológiájának, a hálózati eszközöknek, protokolloknak, és alkalmazásoknak a fejlődése. Pillanatnyilag talán itt a legdinamikusabb a fejlődés, ami elől a könyvtárak feladatkörét tekintve nemigen lehet elzárkózni. A könyvtárak információ és publikációs áradat teljességének feltárására irányuló törekvése a legkülönbözőbb együttműködési formákat dolgozza ki (közös katalógus projektek, virtuálisan közös katalógusok, teljes szöveges adatbázisok), melyek sokszor a fejlődés ütemének következtében szinte már megvalósulásuk másnapján elavulttá válnak. Emiatt itt mindig a legmodernebb technológiákat kellene szem előtt tartani, melynek irányi pillanatnyilag talán az XML technológiában, Z 39.50 lekérdező szabvány, a dinamikus web lapok létrehozását támogató alkalmazásokban jelölhető meg.

Megváltozott könyvtárosi igények

A kép azonban a meg növekedett könyvtárosi igények áttekintése nélkül nem teljes, jóllehet ezen igények kialakulását a fentiekben ismertetett technikai fejlődés tette lehetővé:

ˇ A bibliográfiai feltárás mélységének és minőségének eszménye ma már szinte mindenütt a MARC leírásnak felel meg. Ezzel összefüggésben alapkövetelményként jelenik meg a MARC alapú rekordok exportálásának és importálásának igénye, mely kivitelezhetővé teszi a könyvtári együttműködéseket, és hatékonyan segíti a helyi katalógus adatbázis gyors feltöltését.

ˇ Az Internet széleskörű elterjedésével kitágult a feltárandó dokumentumok köre, és a könyvtárak olyan rendszereket akarnak birtokolni, mely magába foglalja a elektronikus és a hálózaton elérhető teljes szöveges dokumentumok feltárásának lehetőségét.

ˇ Általánosságban is egyre többször kerül szóba a távoli elérés és otthoni munkavégzés lehetőségének követelménye. Az Interneten elérhető, egyszerre több könyvtár állományában is keresni képes OPAC katalógusok meglétének követelménye még alig hallhatóan, de már napjainkban kiegészül az Interneten keresztül történő katalogizálásra vonatkozó igénnyel, mely elsősorban a retrospektív adatbevitelben lehet szerepe.

ˇ A felülettel szemben ma már alapvető elvárás, hogy grafikus legyen, jóllehet a modern, vonzónak tűnő felületek fárasztják a szemet, és a könyvtári katalogizáló munkát is mely alapvetően ma is az írógépelésre épül, tulajdonképpen lassabbá teszik.

Mindezek kielégítésére a DOS-os maradvány rendszerek már nem képesek, de születésük pillanatában a nagy gépes rendszerek sem tartalmazták. Az elvárások teljesítése egyre erőforrás igényesebb, és mindig újabb és újabb hardver beszerzésre kényszerítik a könyvtárakat, másrészt egyre több lehetőséget is kínálnak.

Múlandó és maradandó, a négyezer éves babiloni agyagtábla és a hat éves IBM Cartridge, az előbbi olvasható, az utóbbi nem.

Az elmondottakkal azonban még csak az érem egyik oldalát jellemeztük. A fejlődés és az erőfeszítések másik oldalról igencsak megkérdőjelezhetőek.

Ha ugyanis a számítógépekre elmondhatjuk, hogy gyorsan öregszenek, hatványozottan igaz ez, az elektronikus adathordozókra. Valaha a könyvtári számítástechnika alkalmazásának hajnalán eluralkodott a tévhit, hogy a hagyományos nyomtatott információhordozókkal szemben az elektronikus információhordozó nagyobb biztonságot és maradandó tárolási lehetőséget biztosít.

Azonban az elektronikus adathordozókat különösen fenyegeti egyrészt a fizikai elöregedés. A hajlékony lemezek, és a számítógépekbe erősített merev lemezegységek különösen esendő adathordozók, de a mágnesszalagok, kazetták sem jobbak. A CD ROM ígérkezik mind közül a legtartósabbnak, és éppen ez volt a pillére is minden elektronikus adattárolási elgondolásnak, mindamellett a CD ROM sem sebezhetetlen, és elöregedési mutatóiról is viták vannak. Mindenesetre mivel még a legelső CD is csak néhány évtizede készült Németországban, tapasztalati ismeretek a CD ROM tartósságáról nincsenek.

A fizikai elöregedésnél sokkal nagyobb veszély az, hogy az elektronikus adathordozó tartalma megfelelő technikai segédeszköz nélkül nem olvasható el. Míg egy több ezer éves agyagtáblát agy papirusz tekercset bárki elolvashat, és ha ismeri az adott írásokat és nyelveket tartalmát meg is érti, addig egy egészen fiatal hajlékony lemez, vagy szalagos egység olvasása is hallatlan nehézségekbe ütközhet. Vajon hányan tudnánk számítógépünkön hagyományos nagy méretű floppyra chi writerben vagy Word Perfectben írt dolgozatot elolvasni? Még sokkal rosszabb a helyzet a szalagos egységek és kazetták tekintetében. Aki ezekről idejében a még működő hardver működő szalagos egység olvasója segítségével le nem olvasta és más helyre el nem mentette az azokon lévő adatokat, egy idő után alighanem örökre búcsút vehet ezen anyagaitól. E sorok írójának egy fontos adatokat tartalmazó IBM cartridge tartalmának kiolvasása egy alkalommal többheti utánajárásába került. A gyártók és forgalmazók egy idő után már nem is kötelesek támogatni a régi hardverek használatát, és ezzel a tevékenységükkel, amint a vonatkozó törvények ezt engedik, mint gazdaságtalannal, azonnal fel is hagynak, és csak lelkes régiségkedvelő amatőrök, és lelkiismeretes rendszergazdák tartják életben ezen géptípusok utolsó képviselőit.

Több mint verzióváltás, kevesebb mint szoftverváltás

Eljön tehát a várva várt, vagy rettegett pillanat, amikor nem tudja többé a kiérdemesült szerver feladatait ellátni. A bel vagy külföldi hardver szállító sajnálkozva tárja szét kezét, hogy az illető hardver forgalmazását és szervizelését már nem áll módjukban támogatni, vagy esetleg olyan árat mond amennyiért hadiflottákat vezérlő szuper számítógépeket lehetne már vásárolni. Az Új hardverhez az operációs rendszer szállítója új verziójú szoftver ajánl, hozzávaló adatbáziskezelővel együtt. Hamar kiderül, hogy nem volt szerencsés dolog megkötni a követési szerződést a könyvtári rendszer szállítójával, mert az új verziójú adatbáziskezelő a régi alkalmazást nem támogatja.

Új grafikus alkalmazás kerül bemutatásra, azonban kiderül hamar, hogy drágább, mint a régi, erőforrás igényei melyeket a munkaállomások felé támaszt nagyobbak mint a korábbié, és egészen másként kell kezelni, mint elődjét. Ráadásul bizonyos funkciók nincsenek is még hozzá kifejlesztve, éppen a legjobban megszokott lehetőségek hiányoznak, nem is beszélve arról, hogy számos speciális beállítás, a helyi szokásokat követő hozzáfejlesztés, és a korábban megfogalmazott és helybeni igényeket kielégítő segédalkalmazás vész el, illetőleg válik használhatatlanná.

Kiderül, az új szoftvert azontúl, hogy hasonló a neve a régihez, jóformán semmi sem köti elődjéhez, sokszor még a fejlesztő cég se, hiszen a szoftvercégek, állandó mozgásban vannak. Alkalmazottaik, a keresett szakemberek munkahelyről munkahelyre vándorolnak, magasabb fizetést, jobb munkakörülményeket keresve, a cégek részvényeit pedig adják veszik a tőzsdén mint a cukrot, sokszor a könyvtár vezetője nem is tud kétszer ugyanazzal a tulajdonossal felső vagy középvezetővel tárgyalni.

Ha anyagilag nem is érzi úgy a könyvtár, hogy új szoftvert vett alkalmazásba, mert kedvezményesen, a követési árért jut az új rendszerhez, szakmailag mindent elölről kell kezdeni. Az adatbázis tervezésétől, a munkafolyamatok megszervezéséig, az optimális beállítások kikísérletezésén túl, a kimutatások tervezéséig, és a munkamódszerek és hatékonyság optimalizásán át mindent újra végig kell gondolni, hosszú értekezleteken rabolva egymás és a szállítók idejét, nem is beszélve arról, hogy a munkatársakat, akik éppen kezdték megszokni és megszeretni az illető szoftvert, újra be kell tanítani. Az új programok nagy sietséggel érkeznek a vásárló könyvtárba, ezért kiderül, tesztelni a derék fejlesztőknek már nemigen volt idejük, ezt a munkát könyvtárosokra hagyják. Emellett senki sem akarja, hogy a korábbi adatok elvesszenek, nagy munkával készül el az adatbázis konverziója. Ennek keretében specifikálják az áttöltendő adatok körét, meghatározzák azok az új állományban hova és milyen formában kerüljenek, kijavítják kézzel az áttöltés keretében zajló revízió során észlelt tengernyi hibát, majd kézzel pótolják mindazt amit nem sikerült áttölteni.

Mire minden hibát kijavítanak, minden megoldást testre szabnak, és a legidősebb kolleganő is megismerte és megszerette az új szoftvert, gyanús recsegő, kerregő hangok hallatszanak a gépterem felől. A rendszergazda aggodalmas arccal közli, a merevlemez, és a CD olvasó nincs jó állapotban. A rendszergazdánál még zordabb a műszerész, közli, most utoljára megjavítja a szervert, de sokáig már nem húzza. A hardver szállítója radikálisabban fogalmaz. Szerinte a szerver már ócskavas, egy roncs, időszerű a cseréje. Milyen szerencse, hogy itt egy új típus, hallatlanul kedvező vásárlási feltételekkel. Hogy nincs pénz? Ugyan már egyik pályázat a másikat éri!

Az átállás költségei gazdaságosság és hatékonyság

Vegyük tehát sorra, mit is jelent az átállás munkaidőben, és kiadásokban:

ˇ A hardver eszközök, a szerver, a munkaállomások, a hálózati eszközök, routerek, a mentés tárolóhelyei, a géptermi berendezések, a szünetmentes tápegységek stb., melyeknek csak egy része használható fel változatlanul. Ezeket meg kell venni, be kell szerelni, és a személyzetnek is meg kell tanulnia kezelni azokat.

ˇ Az új operációs rendszer, adatbáziskezelő, (vagy mindegyikből új verzió legalábbis), kiegészítő alkalmazások, keresőfelületet támogató eszközök, hálózati szoftverek. Ezeket be kell szerezni, telepíteni kell, és a rendszergazdáknak meg kell ismerkedniük velük.

ˇ A könyvtári szoftver. Telepíteni kell, utána hozzá kell igazítani a kiegészítő eszközöket, alkalmazásokat, nyomtatókat, szkennereket, és egyéb perifériákat. Konvertálni kell a meglévő adatbázist, nagy valószínűséggel beleértve a karakterkészlet konverzióját is. Újra kell gondolni a könyvtár működését, a katalogizálási előírásokat, és a működési szabályzatokat. Pótolni kell a korábban már kialakított listákat és keresőeszközöket, létrehozni az új rendszernek megfelelő helyi beállításokat, valamint meg kell oldani az egyedi igények kielégítését. Mindezek után be kell tanítani az új eszköz használatára a könyvtárosokat.

Ha mindezt összeadjuk a forint milliók mellett több száz munkaóra jelentkezik költségként, és még jó, ha a szolgáltatások minőségében, a használat kényelmességében, és a rendszer nyújtotta lehetőségek szélesebb voltában az egész valamelyest kompenzálásra kerül, és nem kell a megváltozott körülmények, és fejlettebb technikák mellett, egy kevésbé kiforrott és a korábbinál kevesebb modullal rendelkező, és kevesebb lehetőséget kínáló alkalmazással vesződni.

Kiforrottabb szoftvereket - átgondoltabb fejlesztéseket - kevesebb szoftverváltást

A könyvtárak napjainkban zajló rendszerváltása tehát több összetevő eredménye. A változtatás igényét a hardver és szoftveres környezet fejlődése és az ennek következményeképpen megjelenő vélt és valós társadalmi elvárások alakították ki. Mindazonáltal belátható, hogy a rendszerváltás költség vonzata meglehetősen magas, így mindenképpen arra kell törekednünk, hogy az újonnan kiválasztott könyvtár automatizálási rendszer a lehető legtovább szolgálja igényinket. Jóllehet sem a fejlődés ütemét sem pedig annak pontos irányait megjósolni nem lehet, de a választáskor a fejlődés ismert irányvonalainak ismeretében előre kell gondolkodnunk. Az alábbi szempontok átgondolását javasoljuk:

ˇ A szoftverek fejlesztése során nagyobb körültekintéssel kell eljárni. Lassan másfél évtized tapasztalatainak birtokában, már a könyvtárosok is jobban meg tudják fogalmazni igényeiket és elvárásaikat. a fejlesztés során a korábbinál átgondoltabban lehet a tesztelést elvégezni, nincs annyi váratlan helyzet, mint korábban.

ˇ A könyvtári rendszereknek ma sokkal inkább integráns részévé kell hogy váljon az Internet, mert csaknem minden könyvtár részese már valamilyen együttműködési formának. Ügyeljünk a szabványok meglétére, mind a hálózati technológiák, mind pedig a kereséséi protokollok tekintetében. A fejlődés gyors üteme miatt a legprogresszívebb technológiai megoldásokat részesítsük előnyben.

ˇ A könyvtári rendszerek tervezésekor lehetőség szerint olyan eszközöket adatbázis kezelőt, fejlesztői környezetet kellene használni (pl.: Postgres SQL), melyek ingyenesek, ezáltal csökkentve egy új rendszer költségeit. Az alaposabban tervezett és körültekintőbben tesztelt szoftverek esetében kevesebb verzióváltásra is van szükség.

ˇ Lehetőség szerint szem előtt kell tartani a platform függetlenség követelményét. Az a jó szoftver mely bizonyos határok közt nem függ sem a hardver eszközöktől, sem az operációs rendszerektől, sem az egyéb szoftveres környezettől. Így az operációs rendszer verzióváltása, vagy a hardver változása nem hoz magával feltétlenül alkalmazás cserét is.

A ritkábban lezajló szoftver cserék megbízhatóbbá és kiszámíthatóbbá teszik a könyvtár működését, és jelentős költségektől, és erőfeszítéstől kímélik meg a könyvtárat.

Felhasznált irodalom:

1. Bernard Dugall: Automatisierte Katalogkonversion einer Leihverkehrsregion ABI Technik 2001/2

2. Hans Dewald, Margarete Holz: Strategiekonzept einer Fachhochschulbibliothek für das kommende Jahrzehnt ABI Technik 2000/3

3. Bernard Smith: Preserving tomorrow's memory: Preserving digital content for future generations Information Service and Use 2002/2-3

4. C. Preston , B Lin: Database technology in digital librarians Information Service and Use 2002/1