Intranetek

A KPMG Intranets c. kiadványa, amely 2-3 éve került a kezembe, a webfelületű belső hálózatok következő "érettségi" szintjeit definiálja:

  1. ad-hoc,

  2. haladó,

  3. integrált,

  4. nagy mértékben interaktív,

  5. "extended enterprise".

Az első stádium a spontán kezdeményezések kora. A második szakaszban már határozott cél a belső információk papírkímélő terjesztése, és szakmai alkalmazások is megjelennek az intraneten, mint például személyzeti nyilvántartások. A harmadik fokozatra az egész vállalatot átszövő elektronikus kommunikáció jellemző, megvalósul a különféle rendszerek összekapcsolása. A negyedik lépcsőfokon a nagy mértékben interaktív intranetek már az elektronikusan végzett munkafolyamatok alapjául szolgálnak. Az ötödik stádiumban az ügyfelek és a szállítók is hozzákapcsolódnak a belső hálózathoz (extranet).

Nigel Hannam (1996) cikke jó összefoglaló az intranettel kapcsolatos vezetői teendőkről. Legkönnyebben megoldhatónak a technikai gondokat minősíti, közepesen nehéznek az információkezelési problémákat és a legkeményebb diónak a vállalati kultúrával kapcsolatos kérdéseket. A három tárgykör közül most a középsőből idézek. Eszerint az intranettel kapcsolatos információmenedzsmentnek a következő kérdésekre kell választ adnia:

  • Ki az intraneten megjelenő információ tulajdonosa? Ki felel az információ pontosságáért? Ki frissíti, ki távolítja el, ha elavult? Ki dönt a hozzáférési jogokról?

  • Ki gondoskodik és hogyan az akadálytalan információáramlásról?

  • Hogyan biztosítható a kényelmes eligazodás az intraneten megjelenő információk között?

  • Legyen vagy ne legyen szerkesztői ellenőrzés, esetleg cenzúra?

  • "Push or pull", azaz döntse el néhány ember, hogy mi töltődik le a használók gépére, vagy bízzuk a használókra a válogatást?

  • Információpolitikai megfontolások: szabad hozzáférés, adatvédelem, biztonság stb.

Cindy Simons (2000) az ún. második generációs intranetekről ír a Managing Information legutóbbi számában. Legfőbb jellegzetességük, hogy a második generációs intraneteket maguk a használók építik, így a publikálásban nem szűk keresztmetszet többé a webmester. Hasonlóan fontos vonás, hogy ezek az intranetek hozzákapcsolódnak a többi vállalati rendszerhez a dokumentumkezelőtől az ERP (enterprise resource planning) szoftverig (mint amilyen például az SAP). Viszont szemben az ERP rendszerekkel, nem adat-, hanem "tudásközpontúak" és nem is olyan szigorúan strukturáltak. A lelkük egy olyan keresőszoftver, amely képes csaknem önállóan tevékenykedni: kereséseket végez a versenytársak honlapján, felismeri az új konkurens termékeket, egybegyűjti az ezekkel kapcsolatos belső információkat, riasztja az érdekelt szakembereket, kivonatot készít a hálózati dokumentumokról stb. A cikkben egy pénzügyi szolgáltató cég (Liverpool Victoria) belső hálózatáról van szó, ahol kb. 100 munkatárs az Active Intranet nevű szoftverrel dolgozik.

Az Accolade nevű szoftvertermék ("KM product") többek között arra képes, hogy összegyűjtse az intraneten elérhető információkat, számítógépes nyelvészeti eszközökkel megtalálja bennük a kulcsfontosságú kifejezéseket és ezeket felhasználva rendszertani alapossággal felépítsen egy vázat (taxonómiát), amire aztán felfűzhetik az intranet tartalmát a visszakereshetőség érdekében (Kelly 2000). De nem írok ennél többet az ilyen és ehhez hasonló szoftvercsodákról, mert messze túl vannak látókörömön. Nem írok az ASP-kről (application service providers), az adattárházakról (data warehousing), az adatbányászatról (data mining) vagy a mesterséges intelligenciáról (AI, artificial intelligence). Várom, hogy szembe kerüljek velük.

A vállalati portálokat azonban mégis meg kell említenem. Az angol kifejezés kicsit fellengzősebb: enterprise information portal (EIP). A portál annyiban több az egyszerű honlapnál, hogy lehetőség szerint minden témába vágó információhoz kapcsolatot kínál közönsége számára. Elsősorban nem új tartalom tehát, hanem hathatós segítség az eligazodásban. Annak a ténynek a kiaknázása, hogy az emberek többsége a könnyen elérhető információforrásokat veszi igénybe. Egy ugrópont (link) a portál oldalán rég elfelejtett gyűjteményeket támaszthat fel. A vállalati portálon felkínált kapcsolódások messze túlmutatnak az intraneten, sőt az egész vállalati hálózaton, kényelmes közelségbe hozzák a külső információforrásokat.

Brian Detlor (2000) szerint ha portált építünk, az a legfontosabb, hogy jól ismerjük közönségünk napi munkáját, ezen belül hogy mit tesznek a megszerzett információkkal, s mi az ebből adódó igényeknek megfelelően tervezzük meg a portált. A portálon közzétett információkat ne a magunk ízlése szerint, hanem a használók fejével gondolkodva csoportosítsuk. Az információk csoportosításával kapcsolatban ma már alig használatosak az osztályozás, kategorizálás vagy tezaurusz szavak, egyre gyakrabban csak a "taxonomies". Egy vérbeli portálnak számos fantasztikus funkciója is van, például: segít az e-mailek feldolgozásában, munkafolyamatokat és projektmenedzsmentet támogató szoftvereket, valamint vitafórumokat működtet, ellenőrzi a hálózati költekezést (elektronikus rendelések), információfeldolgozó programokat futtat annak érdekében, hogy ne nyers szövegek kerüljenek a használók képernyőjére stb.
 

Tovább
Vissza Tartalom