Visszatérve az olvasottakhoz: abban mindenki egyetért, hogy a tudásmenedzsment elsődleges célja a tacit tudás előcsalogatása. Mi történik ilyenkor?

A személyiségbe burkolt kimondatlan tudás a megfogalmazás (rögzítés, kodifikálás, rendszerezés) révén válik a másik ember számára információvá, amit aztán újra és újra hasznosítani lehet. Ezt a lépést externalizációnak, ritkábban artikulációnak nevezik. A megfogalmazás jelentőségét nem lehet túlbecsülni. Minél inkább sikerül a lényeget megragadni, annál szélesebb körben hasznosítható a születő információ. A szerzőt a kifejezés fáradalmaiért bőségesen kárpótolja a letisztult tudás öröme. Mindnyájan tapasztalhattuk, mennyivel világosabban látjuk azt, amit sikerült - nagy munka árán - szöveggé formálnunk. Hát még ha előadóként vagy tanítóként tovább is tudtuk adni! Akkor értettük meg igazán.

A hagyományos értelemben vett írásba foglalás mellett a rejtett tudás kifejezésének különösen találó módja az analógiák keresése, metaforák alkalmazása, példázatok és történetek mesélése. David Snowden (2000) szerint a vállalati történetek mindent elárulnak arról, amit közvetlen rákérdezéssel lehetetlen kideríteni. (De miként bírja rá Snowden az ügyfeleit ezekre az elbeszélésekre? Egyszerűen: elmondja nekik mások történeteit!) Stuart Hannabuss hosszú cikket szentelt a vezetők által előadott történetek elemzésének. Ezek a történetek bepillantást engednek a vezetők tacit tudásába. Épp ez a cikkíró célja: felderíteni a tapasztalt vezetők döntései mögött álló tudást, mert az "az egyik legértékesebb versenyelőny". A cikket elolvasva csak annyit mondhatok, hogy ez a felderítés megdöbbentően nehéz! (Hannabus 2000)

A tapasztalatokon alapuló, de sokáig a birtokosa számára is rejtve maradó tudás megnyilvánulásának manapság egyre gyakoribb módja az e-mail. E-mailben hasonló könnyedséggel fejezzük ki magunkat, mint egy négyszemközti beszélgetés során - sokszor adunk hát ilyen módon tanácsot, felvilágosítást. Melléktermékként az elektronikus levélben ott ragad az információ, onnan pedig archiválás és visszakeresés révén bármikor ismét segítségül hívható. Az e-mailt mint közeget a levelezőcsoportok vagy -fórumok aknázzák ki a legeredményesebben. A kérdések és a válaszok eljutnak a csoport minden egyes tagjához. A leveleket olvasva vagy a levélarchívumban kutatva igen sok problémára találhatunk megoldást. Ha soha nem látott nehézséggel szembesülünk, "megcsapolhatjuk" a csoporttagok tudását. A levelezőfórumok archivált forgalma a hasznos ismeretek kincsesbányája. Nem csoda, hogy számos cégnél bevett gyakorlat a házon belüli levelezőcsoportok működtetése.

A tacit tudás átalakítása explicit információvá minden kétséget kizáróan látványosan növeli az intézmények szellemi kapacitását, ezért áll ez a törekvés a tudásmenedzsment előterében. Természetesen a tudásfajták transzformációjának nem az externalizáció az egyedüli példája...